Slik forbereder du en briefing før du tegner første rute

Før du stiller et eneste spørsmål bør du vite hvem som skal bruke svarene. En briefing leses ikke bare av deg. Lysdesigner, videoansvarlig, produsent og scenemester trenger alle noe forskjellig ut av den, og hvis du skriver for alle samtidig ender du ofte med et dokument ingen faktisk åpner.

Jeg pleier å begynne med en enkel liste over alle som kommer til å ta beslutninger eller utføre arbeid på basis av planen. Ved siden av hvert navn skriver jeg én linje om hva personen trenger å vite, og når vedkommende trenger det. Det tar ti minutter, og det forteller deg raskt hvor detaljert briefingen må være.

Denne øvelsen er også en god måte å oppdage hull på. Hvis ingen på listen har ansvar for for eksempel projeksjonsflaten, vet du allerede at det er et spørsmål som må avklares med oppdragsgiver før du går videre.

• Skriv ned hvem som tar beslutninger og hvem som utfører
• Notér hva hver rolle trenger å vite og når
• Merk de rollene som mangler en ansvarlig

Gode briefingspørsmål er åpne nok til å gi deg ny informasjon, men konkrete nok til å kunne besvares. Spør heller «Hva skal publikum sitte igjen med etter siste nummer?» enn «Hva slags stemning ønsker dere?». Det første gir et svar du kan tegne ut fra, det andre gir ofte bare et adjektiv.

Spør også om det som ikke skal skje. Mange oppdragsgivere vet tydeligere hva de vil unngå enn hva de vil ha, og det kan spare deg for flere revisjonsrunder. Har arrangementet hatt en visuell stil tidligere som de ønsker å bevege seg bort fra, er det verdifull informasjon.

Noter svarene med dine egne ord underveis, og les dem tilbake før møtet slutter. Da kan misforståelser rettes opp med én gang, mens alle fortsatt sitter i rommet og husker hva som ble sagt.

• Hva skal publikum sitte igjen med etter showet?
• Hva har dere gjort tidligere som ikke skal gjentas?
• Hvem godkjenner sluttresultatet, og hvor mange er det?
• Hvilke deler av scenen er allerede låst?

Rammene setter grensene for hva et visuelt konsept kan romme. Be om scenemål, takhøyde, plassering av publikum og eventuelle begrensninger i hengepunkter og strøm. Mangler du tegninger, er et enkelt håndmålt skisseark fra noen på stedet langt bedre enn ingenting.

Tidsrammen betyr mer enn mange tror. Hvor lang er omrigg mellom numrene? Hvor mye prøvetid er det på selve scenen? En idé som krever tjue minutter med scenebytter faller på stedet hvis programmet bare gir deg fem.

Spør til slutt om budsjett og tilgjengelig utstyr, og ikke vent på at oppdragsgiver tar det opp. Et konsept bygget på tre projektorer er til liten nytte hvis det finnes én. Ta det tidlig, så slipper du å tegne om hele planen.

Ord som «rolig», «rått» eller «elegant» betyr ulike ting for ulike mennesker. Be derfor alltid om referansebilder, gjerne fra scener, fotografier, maleri eller film, og la oppdragsgiver forklare hva de liker ved hvert bilde. Det er forklaringen som er verdifull, ikke bildet alene.

Samle referansene på ett sted, for eksempel en enkel mappe eller et ark, og merk hvem som har bidratt med hva. Når flere personer har ulike smaker, ser du raskt hvor de er enige og hvor de må snakkes sammen om retningen.

Jeg anbefaler også å be om ett eksempel på noe de misliker. Kontrasten gjør at du treffer smaken til oppdragsgiver mye raskere enn med ti pene bilder som alle peker i litt ulik retning.

• Be om fem til åtte bilder, ikke femti
• La oppdragsgiver forklare hva de liker ved hvert
• Be om minst ett eksempel på noe de ikke vil ha

Når samtalene er gjort, samler du alt i et kort dokument på én til to sider. Det skal inneholde mål, målgruppe, rammer, referanser, ansvarlige og de viktigste datoene. Hold språket enkelt, for dokumentet skal kunne leses av en som ikke var i møtet.

Send det til oppdragsgiver og be om en skriftlig bekreftelse, selv om den bare er et par linjer på e-post. Det handler ikke om mistillit. Det handler om at alle skal ha samme utgangspunkt når spørsmålet «sa vi ikke at …» kommer opp tre uker senere.

Merk også tydelig hva som fortsatt er åpent. Et dokument som later som alt er avklart, skaper falsk trygghet. Et dokument som sier «dette gjenstår» gir teamet noe konkret å jobbe videre med.

• Hold dokumentet til én–to sider
• Be om skriftlig bekreftelse fra oppdragsgiver
• List opp det som fortsatt er uavklart

Den hyppigste feilen er å hoppe til skissene før briefingen er ferdig. Det føles produktivt, men du tegner ofte på antakelser, og tegningene låser samtalen til et uttrykk som oppdragsgiver kanskje egentlig ikke ønsker seg.

En annen feil er å bare snakke med én kontaktperson. Hvis den personen ikke har mandat til å godkjenne, kommer de egentlige meningene først når du viser frem et ferdig forslag. Spør tidlig hvem som har siste ord.

Til slutt: undervurder ikke tonen i møtet. Er du nysgjerrig og rolig, svarer folk gjerne mer ærlig. Tar du notater uten å avbryte, får du ofte de beste opplysningene helt mot slutten, når de andre har slappet av.