Briefing før vinteren: slik samler du mål og rammer for sesongens scenebilde

Når høsten er kommet halvveis, begynner kalenderen å fylle seg med julekonserter, vinterfestivaler og lokale scenearrangementer. Det er også nå mange av oss kjenner at det visuelle blir plukket opp for sent. Man har en dato og en sal, men ennå ikke et felles bilde av hva publikum skal se. En briefing som er ferdig før desember gir deg tid til å tenke, og tid til å si nei til ting som ikke passer.

I kurset bruker vi mye tid på akkurat dette steget, fordi alt etterpå bygger på det. Storyboard, skotlister og overganger blir bare så gode som spørsmålene du stilte i starten. Mangler du mål og rammer, tegner du ruter som må forkastes senere, og de som skal produsere materialet venter på svar du ikke har samlet inn.

Start med formålet. Hva skal publikum sitte igjen med etter kvelden, og hvem er de? Et skolekor i en kirke og en klubbkveld i et gammelt industrilokale krever helt ulike uttrykk, selv om begge kan ha samme budsjett. Skriv svaret med dine egne ord, ikke med arrangørens slagord.

Spør deretter om det praktiske: hvor stor er scenen, hvor høyt er taket, hvilke flater kan brukes til projeksjon, og hvor mange timer finnes til oppsett? Ofte blir svaret «det vet vi ikke ennå». Da noterer du det som et åpent punkt med navn på den som skal svare, og en dato. Åpne punkter uten eier følger deg helt til generalprøven.

Til slutt spør du om det som ikke skal skje. Finnes det farger, symboler eller effekter arrangøren ønsker å unngå? Et enkelt nei tidlig sparer deg for en lang revisjonsrunde.

• Hva er målet med kvelden, og hvem er publikum?
• Hvilke rammer gjelder for scene, tak og flater?
• Hva må ikke forekomme i det visuelle uttrykket?

Referansebilder er det raskeste språket mellom deg og oppdragsgiver. Be om fem til ti bilder, og be om en setning om hvorfor hvert enkelt ble valgt. Det er ofte i begrunnelsen du finner det egentlige ønsket: ikke «mørkt og blått», men «rolig og litt kaldt, som en vinterkveld ved fjorden».

Ta deg tid til å sortere. Legg bildene i grupper etter stemning, ikke etter kilde, og se hvilke som går igjen. Når tre av ti bilder viser lav belysning og bred horisont, har du et mønster du kan teste mot oppdragsgiver. Resten legger du til side uten å slette dem.

Vær også ærlig om det som ikke lar seg overføre. Et referansebilde fra en stor arena kan ikke kopieres til en liten scene. Si det høyt, og foreslå hva som kan beholdes: fargetemperaturen, rytmen eller måten lyset treffer gulvet på.

Mørketiden gjør noen ting enklere og andre vanskeligere. Utendørsarrangementer får kort dagslys, og publikum kommer ofte rett fra jobb med overtøy og begrenset tålmodighet. Det påvirker hvor lenge de orker å stå, hvor tydelig grafikken må være, og hvor raskt programmet må komme i gang.

Innendørs er det andre forhold. Fuktige klær, kalde lokaler og tidlig sceneoppsett fører til at tiden før åpning blir knapp. Planlegg derfor et visuelt uttrykk som tåler å bli satt opp av få personer på kort tid, og som ikke krever finjustering til siste minutt.

Spør også om reiseveier og leveranser. Kommer utstyr eller trykt materiale fra andre steder, kan snø og forsinkelser ta bort en dag du hadde regnet med. Skriv inn en reserveløsning i briefingen, selv om den virker overdrevet i oktober.

• Kort dagslys påvirker utendørs lesbarhet
• Kalde lokaler gir kortere oppsettstid
• Leveranser kan bli forsinket av vær

Briefingen skal få plass på én til to sider. Overskriftene holder du enkle: formål, publikum, rammer, referanser, åpne punkter og godkjenning. Skriv i hele setninger, slik at en kollega som ikke var med i møtet, forstår hva dere ble enige om.

Legg inn navn og dato ved hvert beslutningspunkt. Når noen senere sier «det ble aldri avtalt», har du et dokument å vise til uten å gjøre det til en konflikt. Dokumentet er også et utgangspunkt for storyboardet, og du bør kunne peke fra hver rute tilbake til en linje i briefingen.

Send utkastet til oppdragsgiver med en konkret bønn om svar innen en bestemt dag. Et åpent «si fra hvis det er noe» gir sjelden tilbakemelding. Et «bekreft rammene og de to åpne punktene innen fredag» gir det.

Før du åpner skissebøkene, gå gjennom briefingen en siste gang med friske øyne. Er målet formulert slik at du kan måle det, eller bare som en stemning? Finnes det en eier for hvert åpent punkt? Har oppdragsgiver sett og godkjent referansene du faktisk bygger på?

Test også om dokumentet tåler å bli lest av noen utenfor prosjektet. Be en medstudent eller kollega forklare med egne ord hva kvelden skal være. Avviker forklaringen fra din, er det briefingen som må skjerpes, ikke leseren som må korrigeres.

Når dette sitter, er du klar til å utvikle et konsept. Du går inn i det med et tydelig mandat, og det gjør skissene mer målrettede enn om du hadde startet på instinkt.

• Målet kan beskrives i én setning
• Alle åpne punkter har eier og frist
• Referansene er godkjent av oppdragsgiver